Corespondență – Informații de bază

Modulul permite crearea de campanii de corespondență automatizate, care pot fi trimise tuturor oaspeților sau doar anumitor oaspeți, pe baza filtrelor aplicate (gen, țară, numărul de șederi, eticheta oaspetelui etc.).

Setări

Fiecare e-mail este trimis din contul dvs. de e-mail, așa că trebuie să asociați adresa dvs. de e-mail cu contul Previo. Nu este nevoie de o configurare complexă; trebuie doar să introduceți adresa de e-mail și parola pe care o folosiți pentru a vă conecta la contul de e-mail. Sistemul se va ocupa de restul. Setările pot fi găsite în colțul din stânga sus, făcând clic pe iconița „Setări”.

Crearea campaniilor de e-mail

Există posibilitatea de a crea 4 tipuri de campanii:

Evenimente ulterioare – Acest tip de campanie poate fi legat de un anumit parametru de rezervare (crearea rezervării, începutul sau sfârșitul rezervării, expirarea opțiunii, anulare). De asemenea, puteți specifica dacă e-mailul trebuie trimis cu un anumit număr de zile înainte sau după eveniment.
Periodice – Doriți ca newsletter-ul să fie trimis în fiecare luni sau în a treia zi a lunii? Acesta este tipul potrivit, fiind ideal pentru trimiterea ofertelor săptămânale ale restaurantului sau recomandări lunare de programe.
Zi de naștere – Există posibilitatea de a trimite scrisori de felicitare pentru ziua de naștere oaspeților.
Unice – Campanii tradiționale unice, de exemplu, pentru oferte de Paște.

Filtrarea participanților este al doilea pas. Se pot seta filtre pentru a defini exact grupul țintă. Se pot aplica mai multe criterii de filtrare pentru a trimite newsletter-ul, de exemplu, tuturor clientelor care au stat de mai multe ori la hotel și care au reședința în România.

Crearea e-mailului este al treilea pas. În acest pas, se creează conținutul e-mailului. Imaginația este limita în ceea ce privește conținutul scrisorii, și există posibilitatea de a folosi șabloane predefinite.

E-mailurile pot fi create în diferite limbi, iar sistemul va trimite automat e-mailul în limba corespunzătoare destinatarului. Parametrii diferiți legați de rezervare pot fi încorporați ca variabile (data sosirii, plecării, prețul, numărul voucherului etc.). Aceste variabile pot fi introduse în e-mail utilizând iconița „P” (câmp de date).

Limitări

Dacă utilizați un client de e-mail tradițional (Gmail, etc.), este important să știți că există limitări privind numărul de e-mailuri care pot fi trimise simultan. De exemplu, serviciul Google Gmail permite trimiterea a maximum 2000 de e-mailuri pe zi. Puteți afla mai multe despre aceste limitări din Centrul de Ajutor Google, disponibil AICI.

Întrebări frecvente

Î: Cât de des și când trimite sistemul e-mailurile pentru campaniile de tip evenimente ulterioare?
R: Verificăm la fiecare 30 de minute (:00 și :30) dacă există rezervări noi care îndeplinesc condițiile campaniei. Dacă există, e-mailurile sunt plasate în lista de trimitere. Ultima verificare se face la 00:10 pentru rezervările făcute între 23:30 și miezul nopții.

Î: Cum funcționează campania de „evenimente ulterioare” setată pentru o zi înainte de sosire?
R: De exemplu, pentru o rezervare care începe pe 30 august, e-mailul este programat pentru trimitere pe 29 august la ora 00:00. Dacă rezervarea este făcută în ziua respectivă, condiția de timp nu poate fi îndeplinită și nu se va trimite niciun e-mail către oaspete.

Î: Cum funcționează campania de „evenimente ulterioare” setată pentru „zero zile după crearea rezervării”?
R: Dacă există o adresă de e-mail specificată în cardul de oaspeți, primul e-mail este trimis la prima verificare după salvarea rezervării, la :00 sau la :30. Dacă adresa de e-mail este adăugată în cardul de oaspeți după salvarea rezervării, e-mailul va fi trimis la prima verificare după aceea. Dacă adăugarea adresei de e-mail în cardul de oaspeți are loc câteva zile după crearea rezervării, e-mailul nu va fi trimis (deoarece nu poate îndeplini condiția de timp).

Î: Când și cum sunt trimise campaniile „periodice” și „de ziua de naștere”?
R: Aceste campanii sunt verificate zilnic la prânz, iar e-mailurile sunt plasate înlista de trimitere pentru așteptarea expedierii.

Î: Când și cum sunt trimise campaniile „periodice” și „de ziua de naștere”?
R: Aceste campanii sunt verificate zilnic la prânz, iar e-mailurile sunt plasate într-o coadă de așteptare pentru trimitere.

Î: Ce înseamnă că e-mailurile sunt plasate într-o coadă de așteptare pentru trimitere?
R: Nu putem trimite mii de e-mailuri deodată către toate hotelurile. E-mailurile sunt plasate într-o listă de așteptare comună, utilizată de toți partenerii Previo, și sunt trimise treptat de acolo. Acest lucru înseamnă că trimitem maxim 50 de e-mailuri pe minut.

Î: Ce se întâmplă dacă un e-mail este trimis unui client și, în aceeași zi, numele sau adresa de e-mail a clientului este modificată în aceeași rezervare?
R: Verificarea periodică a noilor e-mailuri se bazează pe identificatorul / numărul intern al clientului din baza noastră de date. După schimbarea clientului, noul client va primi, de asemenea, un e-mail în următoarea verificare la :00 sau :30. Dacă doar adresa de e-mail a clientului este modificată în cardul de oaspeți, sistemul nu va retrimite newsletterul (deoarece identificatorul / numărul intern al clientului nu s-a schimbat).