Atașarea facturii de avans la factura finală
Atașarea avansului se face ideal, în felul următor:
1.Clientului i se emite și i se trimite (manual/automat) o solicitare de plată, în care se specifică suma care trebuie plătită în termenul de timp stabilit pentru a confirma rezervarea. Odată ce plata a fost efectuată și suma solicitată a fost primită în contul de destinație, furnizorul de cazare emite factura de avans pe baza detaliilor din solicitarea de plată.
2. Clientul ajunge la hotel și dorește să achite soldul. Se emite factura finală, care arată suma plătită ca avans.
Pentru aceasta, în contul de camere, faceți click pe pictograma cu creionul de lângă solicitarea de plată pentru a deschide proforma pentru editare, unde în colțul din dreapta jos se găsește pictograma „Emiteți FA”. Dând click pe aceasta, se deschide fereastra pentru factura de avans, conținând detaliile din solicitarea de plată. Aici, la fel ca în solicitarea de plată, este recomandat să se combine elementele (toate elementele într-unul singur) și, de exemplu, să se selecteze linia „plată în avans pentru serviciul de cazare” din lista derulantă. Factura poate fi apoi salvată cu opțiunea „salvare cu plată”. După aceasta, clientul ajunge la hotel și dorește să achite soldul rămas în numerar/card.
- Emiteți o factură/chitanță în rezervarea clientului. Dacă rezervarea include o factură de avans, sistemul va întreba dacă doriți să alocați acest avans la factura nou emisă (2).
- Dacă doriți să alocați un avans care nu este legat de rezervare, selectați opțiunea „alocare document” la numărul camerei și alegeți avansul corespunzător. După crearea facturii, lăsați bifa la avans și selectați butonul de continuare. În cazul unui document alocat ulterior, suma avansului apare ca o încărcare pozitivă pe factură și trebuie să ștergeți întotdeauna acest element înainte de finalizarea facturii.
- Dacă sunt mai multe avansuri asociate cu rezervarea, după deschiderea facturii, faceți click pe fila „Avansuri” din partea superioară a acesteia. Pur și simplu faceți clic pe opțiunea „alocare document” (1) și selectați documentul pe care doriți să-l alocați facturii create (2).
După alocarea avansului, suma deja plătită va fi afișată pe factură, iar suma de plată se va modifica corespunzător. În rezervări, aceasta va apărea în felul următor:
