Prezentare generală

Se poate crea un raport Manager care oferă o privire de ansamblu asupra tuturor activităților. Acesta poate fi găsit în secțiunea Rapoarte / Rapoarte Manager / Prezentare generală.
Raportul poate fi creat în mai multe moduri:

Rezumat – se poate specifica o zi anume pentru care dorim să generăm raportul (+ în două alte coloane vor fi vizibile datele pentru luna și anul respectiv până la ziua selectată).
Zile – raportul pentru perioada selectată, zi de zi.
Săptămâni – raportul pentru perioada selectată, afișat săptămânal.
Ani – raportul pentru perioada selectată, afișat anual.

Conținutul rapoartelor de sinteză este întotdeauna similar. Rezultatele depind de filtrele selectate, cum ar fi stările rezervărilor, codurile de piață etc.

Rapoartele sumare pot fi comparate cu datele corespunzătoare din anul precedent sau cu orice altă perioadă de timp. Alte rapoarte afișează rezultatele doar pe baza tipului de raport.

Cu ajutorul pictogramei de imprimantă de deasupra raportului (asemănător cu alte module), este posibil să descărcați raportul în format PDF sau XLS.

De asemenea, se pot crea filtre favorite, care pot fi trimise automat la adresa de email specificată.

Filtre Favorite

Raportul de sinteză poate fi personalizat conform nevoilor proprii. În partea inferioară a filtrului, trebuie să specificați doar elementele pe care doriți să le includeți în raport.

După aceea, puteți salva selecția ca „Filtru favorit”.

Puteți crea un număr nelimitat de filtre favorite și să comutați între ele după preferință.

Trimiterea Raportului prin Email

Cu ajutorul filtrelor favorite, puteți configura trimiterea automată a rapoartelor de sinteză pe adresa de email. Faceți clic pe pictograma cu plic de deasupra diagramelor din partea dreaptă.

Apoi, selectați ce rapoarte doriți să primiți prin email, cât de frecvent și în ce format. Puteți alege între PDF și XLS, precum și trimiterea zilnică, săptămânală sau lunară.

Rapoartele sunt trimise întotdeauna utilizatorului conectat care a activat trimiterea. În prezent, nu există opțiunea de a configura trimiterea de emailuri pentru alți utilizatori.

Statistici

Să examinăm diferitele secțiuni ale raportului:

Numărul de oaspeți și statistici despre camere

Primele elemente ale raportului sunt numărul de oaspeți, împărțiți pe categorii de oaspeți și naționalitate. Oaspeții sunt numărați pe baza tuturor rezervărilor care încep în ziua selectată sau sunt în curs de desfășurare în acea zi.

Oaspeții care își finalizează sejurul în data specificată nu sunt incluși în număr. În cadrul setărilor implicite ale filtrului, rezervările anulate, no-show sau cele de pe lista de așteptare nu sunt incluse în statistici, dar pot deveni relevante prin ajustarea filtrelor.

Mese

Există două sub-secțiuni:

După tipurile de mese: Această secțiune afișează toate tipurile de mese disponibile (de la mic dejun la all-inclusive), împărțite pe categorii de oaspeți.
Categorii de mese: Această secțiune împarte tipurile de mese în trei categorii de bază: mic dejun, prânz și cină. De exemplu, în cazul unei sejur de o noapte cu mic dejun inclus, se consideră câte un mic dejun pentru ziua plecării. Pentru un oaspete cu demipensiune și o rezervare de o noapte, se consideră cina pentru ziua sosirii și mic dejunul pentru ziua plecării.

Statisici ale camerei și ocupație

Numărul total de nopți de cazare: Capacitatea totală a hotelului. De exemplu, un hotel cu 10 camere generează 10 nopți de cazare.
Nopți de cazare rezervate: Numărul total de camere rezervate în calendarul de rezervări.
Nopți de cazare disponibile: Numărul total de nopți de cazare neocupate. Adică, toate camerele pentru care nu există rezervări în calendarul de rezervări și care nu sunt blocate.
Numărul total de camere blocate: Numărul de camere blocate înainte de vânzarea online.
Numărul de nopți de cazare ale oaspeților: Numărul de oaspeți bazat pe toate rezervările, calculate pe baza nopților de cazare rezervate (așa cum s-a menționat mai sus).

Cum ar arăta în practică? Să zicem că avem 10 camere, ceea ce înseamnă 10 nopți de cazare disponibile. În perioada selectată, creăm 3 rezervări pentru un total de 6 oaspeți. Numărul de nopți de cazare rezervate este de 3. Dintre acestea, 2 camere sunt închise din cauza renovărilor – așa că numărul de nopți de cazare blocate este de 2. Astfel, avem 5 nopți de cazare disponibile (10 – 3 – 2) pentru perioada selectată. Numărul total de nopți de cazare ale oaspeților este de 6. În camerele rezervate se află 6 oaspeți, distribuiți în 3 rezervări separate.

Să analizăm gradul de ocupare:

% ocupare: Acesta reprezintă raportul dintre numărul de camere rezervate și numărul total de camere disponibile. Calculul se face astfel: (numărul de camere rezervate / numărul total de camere)
% ocupare paturi: Acesta indică raportul dintre numărul de paturi rezervate și numărul total de locuri disponibile. Calculul se face astfel: (numărul de paturi rezervate / numărul total de locuri)
% disponibilitate paturi și paturi suplimentare: Acesta arată raportul dintre numărul de paturi și paturi suplimentare rezervate și numărul total de paturi și paturi suplimentare disponibile. Calculul se face astfel: (numărul de paturi și paturi suplimentare rezervate / numărul total de paturi și paturi suplimentare)

După aceasta, se poate vizualiza și ocuparea în funcție de tipurile de camere.

Numarul de sosiri si plecari

Sosiri: Numărul de rezervări care încep în ziua selectată.
Plecare: Numărul de rezervări care se încheie în data selectată.
Sosiri de oaspeți: Numărul de oaspeți aflați în rezervările care încep în data selectată.
Plecări de oaspeți: Numărul de oaspeți aflați în rezervările care se încheie în data selectată.
Numărul de rezervări create: Numărul total de rezervări create în ziua selectată, pentru orice dată (rezervări manuale și online).
Numărul de rezervări anulate: Numărul total de anulări efectuate în ziua / perioada selectată, incluzând toate rezervările care au fost anulate și care nu se referă la datele selectate.
Numărul de rezervări pe lista de așteptare: Numărul de rezervări pe lista de așteptare care încep în perioada selectată sau care sunt în curs.
Numărul de rezervări șterse: Numărul total de rezervări șterse care au început sau sunt în curs în perioada selectată.
Numărul de rezervări no-show: Numărul total de rezervări „no-show” care încep sau sunt în curs în perioada selectată.

Statistici pe venituri

TrevPP – Venitul total pe persoană, calculat ca suma fără TVA a tuturor elementelor de pe facturile de cameră, împărțită la numărul de oaspeți ai cazării.
TrevPar – Venitul total pe cameră disponibilă, calculat ca suma fără TVA a tuturor elementelor de pe facturile de cameră, împărțită la numărul de nopți de cazare pentru data selectată.
RevPar – Venitul pe cameră disponibilă, calculat ca suma fără TVA a tuturor serviciilor de cazare de pe facturi, împărțită la numărul de nopți de cazare pentru data selectată.
ADR – Prețul mediu zilnic, calculat ca suma fără TVA a tuturor serviciilor de cazare de pe facturi, împărțită la numărul de camere rezervate pentru perioada selectată.

RevPar va fi întotdeauna egală sau mai mică decât ADR. Cele două valori vor fi identice doar în cazul în care hotelul este complet ocupat.
De asemenea, există posibilitatea de a selecta ce elemente de pe facturile de cameră sunt utilizate de sistem pentru calculul ADR și RevPar. Aceste setări sunt disponibile în meniul Setări / Sistem / Statistică. Dacă sunt selectate toate elementele, atunci RevPar va fi egală cu TrevPar.

În general, valoarea ADR și RevPar ar trebui calculată doar pe baza serviciilor de cazare, deși metoda de calcul poate fi modificată.

Plăți

Rezumatul plăților oferă o imagine de ansamblu a tuturor plăților efectuate în ziua selectată.
Acesta nu reflectă neapărat toate plățile din rezervările incluse în perioada selectată, deoarece unele dintre aceste rezervări pot include avansuri plătite anterior. Plățile sunt contabilizate în funcție de data la care au fost efectuate.

Facturi pentru camere – Tip, tip fără TVA, precum și tip și cantitate.

Rezumatul facturilor pentru camere oferă detalii despre tipurile de facturi, tipurile fără TVA, precum și despre tip și cantitate.
În rezumatele facturilor pentru camere, articolele sunt consolidate în funcție de tip, care este specificat pentru fiecare articol din serviciile oferite, pachetele și articolele de inventar. Pentru articolele automate, cum ar fi serviciile de cazare, tipul este completat automat.

Rezultatele sunt prezentate în trei subsecțiuni:

Pe tip, cu TVA
Pe tip, fără TVA
Pe tip și per unitate – elementele de cazare sunt contabilizate câte 1 unitate pentru fiecare noapte a fiecărui oaspete.

Este important să setați data de serviciu corespunzătoare pentru articolele adăugate manual pe facturile de cameră, astfel încât raportul să le calculeze corect.

Pentru articolele de inventar, data la care au fost adăugate pe factura de cameră este setată automat și nu poate fi modificată. În cazul serviciilor, deși data curentă este selectată implicit, aceasta poate fi modificată.

Inventarizări după tip, tip fără TVA și după tip și cantitate

În această secțiune sunt rezumate articolele de inventar care nu au fost facturate pe facturile de cameră. Cu alte cuvinte, sunt incluse doar acele articole care nu au fost scăzute din stoc pe factura de cameră și care au fost facturate separat, nu pe factura de cameră.

Articolele care au fost facturate pe factura de cameră sunt incluse în secțiunea anterioară.

Venituri din alte unități (+ TVA exclus)

În ultima secțiune a raportului puteți rezuma veniturile generate de alte unități, cum ar fi wellness-ul, terenurile de sport etc.

Pentru o calculare corectă a articolelor, este esențial să se completeze data de serviciu corespunzătoare (vezi mai sus).