Plata de la partener (OTA) / Plata cu factură
Noul update modifică și parametrii de rezervare „Plata cu factură” și „Plata de la partener (OTA)”, care până acum puteau fi setați pentru întreaga rezervare (pentru toate elementele facturii camerei).
Acești parametri puteau fi setați manual și automat pe factura camerei. Automat se setau în situații în care rezervarea de la partener (OTA) era deja plătită în avans și includea un card de credit virtual.
În baza de date a companiilor, puteați seta „Plata cu factură”. Atunci când ați atribuit o astfel de companie rezervării, aceste date erau selectate automat.
Aceste date erau prezente și în calendarul de rezervări la fel erau prezente și în rezumatul rezervării.
Acești parametri au avut un impact și asupra aplicației pentru oaspeți Alfred, de exemplu. Rezervările marcate în acest fel au fost considerate plătite și aplicația Alfred nu a cerea plată (de exemplu, pentru acces la codul camerei sau cheile electronice ale camerei).
Care a fost problema cu acești paramteri?
Problema principală cu acești parametri a fost că aceștia au fost setați pentru întreaga rezervare în loc să fie setați individual pentru fiecare element al facturii camerei.
Cea mai frecventă situație în care aceasta a avut loc a fost atunci când oaspeții au rezervat prin Booking.com (sau orice alt OTA). Rezervarea a fost marcată cu „Plată de la OTA”, deoarece un card de credit virtual pentru plata rezervării a fost inclus în rezervare.
Dacă oaspeții comandau ulterior la hotel sau prin aplicația Alfred un serviciu suplimentar care, bineînțeles, nu fusese achitat, la fel ca în cazul cazării plătite în avans, aplicația Alfred considera în continuare rezervarea ca fiind complet achitată din cauza parametrului „plată de la partener (OTA)”. Astfel, accesul în cameră era permis fără ca serviciul suplimentar să fie achitat.
Aceeași problemă apărea și în cazul taxei, care uneori nu era plătită prin OTA (și nu era inclusă în avansul pe cardul de credit virtual), ci trebuia colectată la sosirea oaspetelui.
Ajungem astfel rapid la momentul problematic în care recepția încearcă să retragă suma de pe cardul de credit virtual. De exemplu, prețul total al rezervării era de 500, din care 400 reprezenta cazarea achitată în avans, iar 100 era costul serviciului suplimentar.
Recepția încearcă să retragă întreaga sumă de 500, dar cardul de credit virtual acoperă doar cei 400 plătiți în avans, iar cei 100 rămân neachitați (costul serviciului suplimentar trebuind cumva colectat de la oaspete, care deja a părăsit hotelul).
Cum modificăm parametrii?
Niciun parametru nu este șters complet, ci doar modificăm comportamentul acestora pentru a putea gestiona situațiile menționate în secțiunea anterioară. Acești parametri sunt setați utilizând funcția „proprietar”.
Așa cum am menționat în descrierea generală, proprietarul unei linii de factură poate fi o companie sau un partener de rezervare (OTA). În cazul nostru, aceasta înseamnă că, dacă primim o rezervare plătită în avans de către un partener, atunci desemnăm partenerul ca proprietar al liniilor de factură asociate. Astfel, considerăm aceste linii de factură ca fiind plătite (de partener), de exemplu, în aplicația Alfred.
Funcția originală de „plată prin factură” funcționează într-un mod foarte similar. Condiția este setată pentru compania respectivă în baza de date, iar atunci când asociem o astfel de companie cu o rezervare, aceasta este desemnată automat ca proprietar al tuturor liniilor de factură asociate, iar acestea sunt considerate plătite.
Dacă adăugăm ulterior alte linii la factura camerei, putem seta compania ca proprietar al acestor linii (compania plătește toate rezervările printr-o factură generală în câteva luni) sau le putem atribui clientului.
ATENȚIE > Dacă asociem o companie cu o rezervare ale cărei linii de factură au deja un proprietar desemnat, proprietarii originali nu vor fi înlocuiți automat cu compania asociată. Această modificare trebuie făcută manual (prin editarea în grup a proprietarilor pentru liniile respective).
Dacă cel puțin o linie de factură are un partener/companie desemnată ca proprietar, informația „plată de la partener (OTA)” sau „plată prin factură” va continua să apară în rezumatul rezervării din calendar.
Pe scurt, parametrii nu sunt setați pentru fiecare linie de factură, ci se configurează fie prin asocierea unei companii, fie sunt setați automat în cazul unei rezervări OTA plătite în avans.
Campanii newsletter și condițiile de trimitere
Modulul nostru de newsletter include deja parametrii pentru trimiterea campaniilor pe baza plăților de la partener (OTA) / plăți prin factură. Proprietarii unităților de cazare pot diferenția conținutul e-mailurilor în funcție de faptul dacă rezervarea este deja plătită în avans sau necesită o plată tradițională (prin comandă telefonică etc.).
Condițiile pentru trimiterea campaniilor vor continua să funcționeze și după actualizare, ceea ce înseamnă că toate campaniile de e-mail preconfigurate care utilizează aceste condiții vor funcționa în continuare corect.
Va exista o ușoară modificare în utilizarea condițiilor. Dacă pe factura camerei există cel puțin o linie atribuită unui partener de rezervare (de exemplu, Booking.com) sau unei companii (setată pentru plată prin factură), rezervarea va fi în continuare considerată ca fiind plată de la partener / plată prin factură.