Oaspeții asociați cu rezervarea

Adăugare oaspeți

Oaspeții pot fi adăugați cu ușurință modificând secțiunea din partea de jos a filei de detalii a rezervării (1). Numărul maxim de oaspeți este stabilit conform setărilor implicite ale camerei selectate. Pot fi adăugați mai mulți oaspeți dacă se încadrează în categoria „Fără pat suplimentar” (de exemplu, copii mici – această categorie poate fi definită anterior în meniul Setări/Hotel/Categorii de oaspeți). Lângă numărul de oaspeți se află o pictogramă cu o imprimantă, utilizată pentru tipărirea cardurilor de cameră (2). Aceste carduri pot fi tipărite fie complet completate, fie în format gol.

Când vă aflați pe câmpul Nume și Prenume și începeți să tastați numele, veți putea selecta din lista derulantă oaspeții care deja sunt în baza de date.

Alegând un oaspete existent din baza de date, toate informațiile deja introduse despre acesta vor fi încărcate în rezervare.
Dacă oaspetele nostru nu a fost anterior înregistrat la noi, putem deschide o nouă fișă de oaspete făcând click pe pictograma cu un creion sau alegând pictograma „Oaspete Nou”, unde putem introduce informațiile necesare, iar prin salvare aceste informații vor fi introduse în baza de date.

Fișa de oaspete

Toate informațiile referitoare la un oaspete pot fi completate în fișa de oaspete.

Data nașterii și categoria de oaspeți sunt interconectate, iar categoria potrivită este selectată automat. Oaspeților li se pot atribui etichete unice, care pot ajuta la următoarea ședere sau pentru a direcționa buletine informative. O etichetă nouă poate fi creată tastând în câmpul de etichetă și apoi salvând. Toate etichetele salvate anterior vor fi disponibile în lista derulantă pentru selecție ulterioară. În cazul în care un oaspete care a fost etichetat anterior face o nouă rezervare, o fereastră pop-up va alerta personalul care efectuează rezervarea cu privire la conținutul etichetei.

Dacă există mai mulți oaspeți în cameră sau în rezervare, opțiunea de introducere rapidă a datelor din listă facilitează și accelerează introducerea informațiilor lor.

Autentificare simultană de către mai mulți recepționeri

Începând cu versiunea 8.9.4 (23.08.2023), este posibilă editarea paralelă a rezervărilor de către mai mulți utilizatori. Salvarea oaspeților în rezervare a devenit complet independentă de salvarea rezervării, prevenind astfel ca un utilizator să suprascrie datele oaspeților modificați de alt utilizator.

Este important să țineți cont de câteva moduri de funcționare de bază și limitări pentru ca autentificarea simultană să funcționeze corect:

    • Categoria Oaspeților a devenit o valoare gestionată la nivelul rezervărilor, adică păstrăm categoria oaspeților originali în rezervarea respectivă, chiar dacă această categorie se schimbă în timp.
  • Salvarea oaspeților este independentă de salvarea rezervării – adică, dacă completăm fișa oaspetelui, nu este necesar să salvăm întreaga rezervare (putem apăsa butonul Revocare), iar datele completate pe fișa oaspetelui vor rămâne salvate. Astfel, este posibil ca mai mulți utilizatori diferiți să completeze informații pentru oaspeți diferiți în cadrul aceleiași rezervări, în mod independent.

 

  • Același lucru funcționează și pentru „introducerea rapidă a datelor”, unde putem comuta între rezervări în cadrul grupului. Totuși, există câteva reguli care trebuie respectate:
    • Înainte de a începe procesul de check-in, utilizatorii trebuie să decidă cine se va ocupa de check-in-ul pentru fiecare cameră.
    • Cum funcționează? De exemplu: o rezervare de grup pentru 6 camere – Utilizatorul 1 înregistrează oaspeții pentru camerele 1-3 și nu introduce date pentru camerele 4-6. După aceasta, poate salva fereastra de check-in rapid. Utilizatorul 2 se ocupă de camerele 4-6 și salvează, de asemenea, check-in-ul rapid.
    • De asemenea, se verifică dacă alt utilizator a salvat deja oaspeții > de exemplu, Utilizatorul 2 finalizează înregistrarea pentru camerele 4-6 și salvează modificările. Primul recepționer finalizează mai întâi camerele 1-3 și apoi trece la camera 4. În acest moment, în partea de sus a ferestrei de check-in rapid apare un mesaj de avertizare indicând că aceste date au fost deja salvate. În acest caz, utilizatorul nu trebuie să continue completarea datelor pentru următorii oaspeți, ci doar să salveze check-in-ul rapid pentru a se asigura că datele completate pentru camerele 1-3 sunt salvate corect.
  • IMPORTANT > Dacă în timpul procesului de check-in efectuați modificări în rezervare care afectează prețul total al rezervării (selectarea oaspeților recurenți din baza de date a oaspeților, modificarea numărului de oaspeți, schimbarea categoriei de oaspeți, modificarea taxei turistice…), este necesar să salvați întreaga rezervare pentru ca aceste modificări să fie înregistrate.
    • În această situație, este posibil ca unele date deja completate ale oaspeților să fie suprascrise. 
    • Recomandăm să efectuați aceste modificări (de exemplu, schimbarea categoriei de oaspeți / modificarea mesei etc.) la sfârșitul procesului de check-in, după ce toate informațiile despre oaspeți au fost completate. După aceea, este suficient ca un singur utilizator să seteze factorii necesari de modificare a prețului.
    • Este bine de știut că, dacă totuși apare o situație în care efectuați accidental o operațiune care cauzează suprascrierea datelor, veți primi o avertizare într-o fereastră pop-up, pe care va trebui să o confirmați încă o dată pentru a salva datele dumneavoastră (și a suprascrie datele altcuiva).

Schimbarea oaspeților / modificarea ordinii

Dacă, din greșeală, ați adăugat un oaspete incorect la o rezervare, puteți corecta acest lucru făcând click pe săgeata dublă albastră de lângă numele oaspetelui pentru a-l schimba cu alt oaspete din baza de date sau pentru a adăuga un oaspete nou în rezervare.

Atenție – dacă ați selectat deja un oaspete greșit din greșeală, nu faceți click pe pictograma cu creion pentru a corecta, deoarece veți suprascrie datele oaspetelui existent cu cele ale noului oaspete, pierzând astfel informațiile asociate oaspetelui anterior.

Ordinea oaspeților poate fi ușor modificată folosind metoda drag&drop (făcând click pe butonul stâng al mouse-ului și ținând apăsat, apoi mutând oaspetele în rândul corespunzător). Ordinea oaspeților fără pat nu poate fi modificată. Aceasta metoda este utila, în special atunci când, de exemplu, așteptați 3 oaspeți, cu datele completate, dar primul oaspete care a fost inițial plasat nu sosește. În acest caz, îl puteți muta pe acesta în al treilea rând și apoi puteți reduce numărul de oaspeți din cameră la doi, deoarece această acțiune va șterge întotdeauna ultimul oaspete din rând.

Mese

Cererea de masă poate fi specificată pentru fiecare oaspete în parte în rândul acestuia. Tipurile posibile de mese se bazează pe tipurile de mese permise în momentul rezervării. Masa selectată va fi inclusă în rezumatul zilnic și va fi facturată în factura camerei.