Modul de comunicare OTA

Suntem încântați să vă informăm că noul nostru modul de Comunicare, mult așteptat, este acum disponibil. Cu ajutorul acestuia, schimbul de mesaje cu oaspeții de pe Airbnb și Booking.com poate fi gestionat direct din Previo. În viitor, intenționăm să extindem această funcționalitate pentru a include și corespondența legată de rezervările primite prin Expedia.

Cum funcționează?

Mesajul trimis din Previo va fi afișat, de asemenea, în modulul de comunicare din extranetul Airbnb sau Booking.com. În cazul Booking.com, acest lucru se aplică și comunicărilor trimise către adresa de e-mail alias a oaspetelui, furnizată de Booking.com în detaliile rezervării. Practic, Previo „reflectă” toate comunicațiile de pe Airbnb sau Booking.com.

În modulul de comunicare, puteți categoriza mesajele în funcție de necesitatea de a le gestiona.

  • Starea „În așteptare” este utilizată pentru situațiile în care oaspeții trebuie să răspundă la un mesaj sau să se ocupe de ceva. De exemplu, atunci când promitem să trimitem instrucțiunile de sosire oaspeților, dar încă nu le-am trimis.
  • Starea „Rezolvat” este utilizată pentru situațiile în care am răspuns la întrebării oaspeților și, eventual, așteptăm un răspuns din partea acestora. Din partea dvs., totul este clarificat.

La pornirea modulului, toate conversațiile vor fi setate în starea „În așteptare”, iar dvs. veți decide care conversații sunt deja rezolvate.

De ce este acest modul important pentru dvs.?

Începând din toamna anului 2023, Airbnb nu mai oferă adrese de email alias pentru rezervări, ceea ce înseamnă că toate comunicările cu oaspeții trebuie efectuate prin telefon sau prin sistemul de mesagerie al Airbnb. Această schimbare face imposibilă trimiterea de emailuri direct din Previo către un oaspete fără a solicita activ adresa lor de email reală. Aceasta reprezintă o problemă majoră, mai ales pentru hotelurile care utilizează Alfred și alte instrumente de automatizare.

Modulul de comunicare a fost adaptat special pentru a rezolva această limitare, permițând trimiterea cererilor de check-in Alfred direct prin sistemul de chat Airbnb, fără a fi necesară completarea adresei de email a oaspeților. Informații mai detaliate despre această funcționalitate pot fi găsite mai jos în acest manual.

Avantaje:

  • Comunicare simplificată cu oaspeții prin intermediul platformelor Airbnb și Booking.com, totul într-un singur loc.
  • Trimiterea automată a cererilor de check-in Alfred pentru rezervările Airbnb.
  • Posibilitatea de a categoriza mesajele în funcție de urgență.
  • Opțiunea de a trimite mesaje text și imagini.

+1. Modulul este inclus gratuit în licența Previo PRO.

Ce trebuie să faceți pentru a începe utilizarea modulului?

Modulul este disponibil pentru toate conturile care utilizează Airbnb.

Ca prim pas, trebuie să activați pe platforma Airbnb permisiunea ca Previo să gestioneze accesul și trimiterea mesajelor. Fără această autorizare, modulul de Comunicare nu va funcționa.

Pentru rezervările primite prin Booking.com, nu sunt necesari pași suplimentari dacă există deja o conexiune activă cu Airbnb. Pentru partenerii care folosesc exclusiv conexiunea Booking.com, modulul de Comunicare va fi activat în următoarele etape.

Procesul de autorizare Airbnb:

  1. Conectați-vă la sistemul Previo în care doriți să utilizați modulul de comunicare.
  2. Autentificați-vă pe platforma Airbnb.
  3. Faceți click pe acest link. După aceea, ar trebui să vedeți un mesaj care confirmă: „Autorizare reușită”.

Procesul pentru conexiuni complexe Airbnb:

Dacă aveți o configurație mai complexă pentru Airbnb, de exemplu, dacă mai multe profile Airbnb sunt conectate la un sistem Previo sau dacă trimiteți date dintr-un singur profil Airbnb către mai multe sisteme Previo, procesul este similar.

Dacă utilizați mai multe profile Airbnb cu un singur profil Previo, va trebui să autorizați comunicarea pentru fiecare profil Airbnb, folosind linkul corespunzător.

  1. Conectați-vă în profilul Previo.
  2. Conectați-vă la primul profil Airbnb.
  3. Dați click pe link și verificați că vedeți mesajul „Autorizare reușită”.
  4. Ieșiți din contul Airbnb și conectați-vă la următorul profil.
  5. Dați click din nou pe același link și verificați că vedeți mesajul „Autorizare reușită”.
  6. Repetați acest proces pentru toate profilele Airbnb.

Dacă un profil Airbnb este conectat la mai multe profile Previo, va trebui să vă autentificați în fiecare profil Previo și să autorizați conexiunea folosind linkul. În acest caz, nu este necesar să ieșiți din contul Airbnb. Urmați pașii de mai jos:

  1. Conectați-vă la primul profil Previo.
  2. Conectați-vă la contul Airbnb.
  3. Dați click pe acest link și verificați că vedeți mesajul „Autorizare reușită”.
  4. Ieșiți din contul Previo.
  5. Conectați-vă la următorul profil Previo.
  6. Dați click pe același link și verificați că vedeți mesajul „Autorizare reușită”.

Dacă nu vedeți mesajul „Autorizare reușită” (Succes), vă rugăm să repetați procesul. Dacă problema persistă, vă rugăm să contactați serviciul de asistență Previo.

După finalizarea cu succes a procesului de autorizare Airbnb, noul modul de comunicare va fi activat în sistemul Previo. Interfața de utilizare se găsește în meniul Oaspeți -> Comunicare.

Accesul la modulul de comunicare este reglementat de permisiuni. Este posibil să setați cine poate vedea notificările despre noile mesaje și cine poate accesa modulul de comunicare. Nu uitați că mesajele oaspeților pot conține informații confidențiale.

**Cum pot seta permisiuni pentru alți utilizatori?**

Setarea permisiunilor se face la nivel de rol și poate fi configurată pentru accesul la modul și notificările despre noile mesaje (ce vor apărea în meniul Previo).

Urmați pașii de mai jos:

  1. Accesați secțiunea Rol din meniu (Setări -> Utilizatori -> Rol).
  2. Selectați un rol utilizând pictograma de creion.
  3. Alegeți tab-ul „Module”  și apoi opțiunea „admin”.
  4. Selectați permisiunea „Comunicare OTA” din secțiunea Oaspeți pentru a activa modulul de comunicare.
  5. Selectați permisiunea „Comunicare OTA” din secțiunea „Notificări” pentru a permite apariția notificărilor.

Cum gestionăm cererile de check-in din aplicația Alfred?

Dacă utilizați aplicația Alfred și doriți ca cererile de check-in pentru rezervările Airbnb să fie trimise prin intermediul modulului de Comunicare, activați opțiunea „Lasă aplicația Alfred să se ocupe de asta” în setările din meniul Setări / Aplicația Alfred. Astfel, oaspeții vor primi cererea de check-in automat cu 7 sau 2 zile înainte de sosire. Formatul mesajului este adaptat cerințelor platformei de chat, dar conținutul va rămâne același.

Notă: Dacă opțiunea „Lasă aplicația Alfred să se ocupe de asta” este deja activă, cererile de check-in vor fi trimise automat prin modulul de Comunicare pentru rezervările Airbnb care au fost salvate fără adresă de e-mail. În cazul rezervărilor de pe Booking.com și alte platforme, e-mailurile vor continua să fie trimise conform procedurii anterioare, deoarece aceste platforme furnizează adrese de e-mail pentru rezervări. De asemenea, este important de menționat că nu este posibil să gestionați cererile de check-in Alfred doar pentru Airbnb prin modulul de Comunicare, în timp ce pentru celelalte platforme folosiți campaniile de e-mail proprii prin modulul de CRM și Newsletter. Acestea vor funcționa ca e-mailuri suplimentare.