Factura camerei
În cadrul rezervării, detalii despre factura camerei pot fi găsite pe a doua filă.
Pagina este împărțită în trei secțiuni. Partea de sus prezintă toate serviciile comandate. Partea de jos, în partea stângă, afișează documentele contabile, în timp ce pe partea dreaptă sunt listate plățile asociate.
Soldul poate fi văzut în partea de jos, în partea dreaptă.
Cum funcționează? – Fiecare element de pe factura camerei este înregistrat pe un document contabil, la care se atașează o plată.
Soldul este suma tuturor elementelor minus plățile efectuate în timpul șederii. Ideal ar fi ca soldul să fie 0 la check-out, adică fiecare element să fie facturat și plătit.
Modificarea listei de prețuri
Se poate selecta o listă de prețuri din meniul derulant de deasupra elementelor, pe care dorim să o folosim pentru rezervare. Schimbând lista de prețuri utilizată, prețul camerei se recalculează automat, conform noilor valori.
Blocarea elementelor facturii
Putem împiedica recalcularea dacă nu dorim ca modificările în parametrii rezervării, cum ar fi data, numărul de oaspeți, etc., să afecteze factura camerei.
Gestionarea facturii camerei
Putem adăuga noi elemente la factura camerei folosind butonul + din colțul din dreapta sus. Elementele pot fi selectate din lista derulantă sau pot fi create individual.
Toate elementele pot fi editate prin simpla clicare pe rândul corespunzător. Numele, prețul, valoarea TVA și cantitatea pot fi modificate.
Desigur, aceste permisiuni pot fi restricționate. În setările de roluri, putem defini ce nivel de permisiuni va avea utilizatorul în ceea ce privește editarea facturilor. De exemplu, putem limita adăugarea de elemente la facturi doar la lista predefinită.
Reduceri/suprataxe pot fi adăugate manual la factura camerei (1), fie pentru anumite servicii, fie pentru fiecare element în parte. Pentru aceasta, selectăm pictograma % din colțul din dreapta sus și stabilim valoarea și modul de aplicare a reducerii/suprataxei.
Putem modifica soldul total. Specificăm suma totală și sistemul recalculează automat valoarea reducerii și o scade din prețul cazării. Prețurile tuturor celorlalte elemente de pe factura camerei, cum ar fi taxele, serviciile și elementele din inventar, nu se modifică.
Factura camerei poate fi convertită în altă monedă (2), la un curs de schimb specificat.
Pe partea stângă a selectorului de monede există mai multe pictograme (3), cu ajutorul cărora elementele facturii camerei pot fi combinate sau separate (doar încărcările automate, adică cele de culoare albastră). Elementele facturii camerei pot fi tipărite pentru clienți (4), în format XLS sau PDF, utilizând pictograma imprimantă din partea de sus.
Documentele contabile a facturii camerei
Documentele contabile pot fi generate folosind butonul + din secțiunea de Documente contabile (1).
Tipul de document poate fi selectat din meniul derulant. Un document existent poate fi de asemenea asociat facturii camerei, dar fiecare document poate fi atașat doar la o singură factură de cameră.
Documentele pot fi eliminate din factura camerei la cerere, utilizând săgeata albastră (2).
Plățile asociate cu rezervarea
Funcționează similar cu cele anterioare. Cu butonul + putem adăuga o nouă plată și putem atașa un document. Dacă nu există niciun document creat încă pentru rezervare, în locul ferestrei de plată, se va deschide o nouă fereastră pentru document. Există posibilitatea de a folosi o platformă de plată online. Utilizând aceasta, putem trimite un email către client cu solicitarea de plată online, folosind ultimul element din lista de plăți.